Agile Entwicklung und Management von Projekten ist in aller Munde – und ein Trend.
Wir finden, das ist zurecht so. Denn agilere Projekte verändern auf positive Weise die Zusammenarbeit von Agentur und Kunden und verbessern damit die Ergebnisse. Wir sagen wie!
Das „Problem” bei großen Projekten mit längerer Laufzeit und komplexen Management-Strukturen liegt meistens schon am Anfang:
Wie sollen wir es anbieten?
Zu viele Faktoren und Punkte, Schnittstellen und Details sind noch unbekannt – es müssen Puffer, Worst-Case-Szenarien und mögliche Deal-Stopper einkalkuliert oder zumindest in der Planung berücksichtigt werden. Denn unser Ziel ist es nie als günstigstes Angebot gebucht zu werden, sondern unserem Partner schon zu Beginn ein so ehrliches, transparentes und offenen Angebot und einen Fahrplan unterbreiten zu können wie nur eben möglich.
Das Agile Manifest lautet:
„Wir erschließen bessere Wege, Software zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt:
- Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
- Funktionierende Software (für uns allg. Lösungen) ist wichtiger als umfassende Dokumentationen
- Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
- Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans
Das heißt, obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein.“
Für uns als Designbüro steht im Kern nicht zwingend Software – aber wir arbeiten in der Umsetzung an Softwareprojekten mit unserer Expetise mit. Dadurch haben wir agile Prozesse kennen und schätzen gelernt.
Für uns können komplexe und große Projekte durch eine agile Herangehensweise deutlich an Geschwindigkeit gewinnen und der Output wird erhöht. Durch die Entwicklung von schnellen Prototypen, Tests von Ideen ohne diese erst zu 90-100% final zu durchdenken und das schnelle „Switchen“ zwischen möglichen Lösungen kommen wir zu besseren und ganzheitlicheren Lösungen mit unseren Partnern.
Hier zu wird zu Beginn das Ziel genau definiert. Mit der Methode „Business verstehen“ starten wir und erarbeiten ein umfassendes Mission-Statement.
Das Team der Stadt Würzburg um Herrn Rudek (Leiter Eigentbetrieb der Congress Tourismus Würzburg – CTW) kam mit einer spannenden Herausforderung auf uns zu: die Neu- und Umgestaltung der Touristeninformation im Falkenhaus (TI) im Herzen von Würzburg.
Während des ersten Gespräch stellte sich schnell heraus, dass viele Punkte und Überlegungen noch sehr roh waren. Einzig der Wunsch nach einem durchdachten und sympathischen Gesamtauftritt der TI stand wirklich fest.
Wir definierten Meilensteine, Eckpunkte und mögliche Teilprojekte, so dass wir der CTW einen Kostenrahmen pro Monat für unsere Leistungen kalkulieren konnten.
Alles beginnt, wenn man anfängt.
Vor allem bei so komplexen Projekten steht ein KickOff-Workshop zum Kennenlernen, Definieren, Fragen und Antworten und zum gemeinsamen Analysieren immer an erster Stelle der gemeinsamen Zusammenarbeit.
Die Ergebnisse fassen wir zusammen, erarbeiten logische Ableitungen und legen damit einen starken Grundstein für die gesamte Projektarbeit.
Je nach Projektlage, Zeitplan und Aufwand bestimmen wir regelmäßige Meetings. Ziel ist, es alle Teilnehmer auf den aktuellen Stand zu bringen, Ideen gemeinsam zu diskutieren und bis zur nächsten Abstimmung Aufgaben und Ziele zu definieren.
So entwickeln sich (Teil-)Ziele stetig weiter und nicht selten werden ganz zu Beginn festgeschriebene Ziele verändert oder gar ganz verworfen und durch stärkere und passendere Lösungsansätze ersetzt.
Hier zeigt sich die ganze stärke des agilen Projektmanagements.
Durch vielseitige Recherchen und einen offenen Betrachtungswinkel werden Projekte von vielen unterschiedlichen Seiten beleuchtet.
Dabei ist es von Vorteil, wenn das Team interdisziplinär zusammengesetzt ist. Im Fall des TI-Projekts hatten wir die Rolle des Geschäftsführers der TI, des Marketingleiters und der Leiterin des Teams in der TI selbst auf Kundenseite vertreten. Von unserer Seite kamen strategisches Design und Markenführung, visuelles Design, Illustration, Text, Konzept und Projektmanagement als Teilbereiche hinzu.
Bei der Erarbeitung von Ideen und Entwürfen ist uns eine große Variantenbreite wichtig. Essentiell ist dabei aber die genaue Prüfung nach definierten Anforderungspunkten, um die Qualität der Entwürfe im Team prüfen und objektiv bewerten zu können.
Wir setzen auch hier auf den Ansatz des DesignThinking-Prozesses und wiederholen Kreationsprozesse durch Feedback-Schleifen bis die Ergebnisse die Anforderungen mindestens erfüllen.
Mindestens? Ja, denn durch den bis hierher beschriebenen Prozess haben wir zu diesem Zeitpunkt meist schon mehr und vor allem besser qualifizierten Output generieren können.
Durch schnelle Prototypen können Lösungen getestet und ihre Funktion besser bewertet und verbessert werden.
Hier sind es je nach Projektschwerpunkt andere Prototypen die erstellt werden: Ist es ein schneller Ausdruck der Printentwürfe, eine spätere Beschilderung die mit Tesafilm schnell an die Wand gebracht wird aus Papier oder eine 3D-Visualisierung mit Hilfe von AR/VR?
Alles was funktioniert wir genutzt. Denn das Ziel ist es hier, das Konzept aus der Theorie so schnell und unkompliziert wie möglich „in den Händen“ zu halten und realistisch bewerten zu können
Nicht selten entstehen so Prototypen die selbst mit leichten Abwandlungen zum fertigen (Teil-)Produkt werden.
Don’t forget the deadline!
Schon während dem gesamten Prozess werden die Deadlines für Produktionen und Umsetzungen im Auge behalten. So kann z. B. ein Teilschritt vorgezogen oder auf unvorhergesehene Aspekte beliebig reagiert werden.
Meistens können Umsetzungspartner schon früh in den Prozess integriert werden: So können diese ihre Fragen stellen und auf mögliche Probleme hinweisen. Auch hier kommt der interdisziplinäre Ansatz also wieder positiv zur Geltung. Dadurch können auch in der Umsetzung Ergebnisse noch einmal deutlich optimiert werden.
Iterative Prozesse
Wir haben verinnerlicht, dass Design iterativ ist. Es entwickelt sich und ist den verschiedensten (inneren und äußeren) Einflüssen ausgesetzt. Diese Einflüsse zu erkennen und durch aktive Steuerung in optimale Ergebnisse zu führen, ist eine unserer Kernaufgaben umfassenden Projekten für unsere Kunden.
Hier ein Surftip zum Thema Agile Design Prozesse.
Das Ergebnis sieht immer anders aus, es kann digital sein, in gedruckter Form vorliegen oder wie in unserem Beispiel hier ein mit allen Sinnen erlebbarer Raum sein.
Diese Grundsätze sind Projektunabhängig wichtig:
Für unser Beispiel hier findest Du unseren Portfoliobeitrag hier!
„Durch den Einsatz agiler Methoden ist uns mit dem Team von jo’s büro die Modernisierung unserer Tourist Information erfolgreich gelungen. Unsere Herausforderung war einerseits eine zeitnahe und kosteneffiziente Umsetzung, andererseits eine nutzungs- und gästerorientierte Konzeption, die sich in den kommenden Jahren bei weiteren Veränderungen der Gästeansprüche mitentwickeln kann.“
Björn Rudek, Tourismusdirektor Congress – Tourismus – Würzburg (CTW)
Wir sind uns sicher – ob herkömmliche Projektarbeit von A wie Angebot bis U wie Umsetzung nach klassischem Weg oder einer agileren Herangehensweise mit mehr Zeit und Luft für Exploration und Verbesserungsprozesse: Dein Projekt bei uns immer zu einem hohen Anteil agil und damit dynamisch vorangetrieben.
Vieles, was wir hier mit „agiles Projektmanagement“ überschreiben, machst Du und wir wahrscheinlich sowieso ganz routiniert bei der effektiven Projektarbeit.
Wir glauben aber, dass wenn Du mit uns schon zu Beginn einer Projektanfrage offen bist, für den Weg den wir gemeinsam gehen wollen, dann können beide Seiten aber vor allem das Projekt selbst davon profitieren.
Wir freuen uns Dich und Deine Herausforderung kennen zu lernen.
jo’s büro für Gestaltung GmbH
Juliuspromenade 3
97070 Würzburg
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